PROSEDUR PENGADUAN/KRITIK DAN SARAN

Cara menyampaikan aduan, informasi, kritik dan saran terhadap pemerintahan desa Gelang

Standar Operasional Prosedur (SOP) Pengaduan di Pemerintah Desa Gelang


1. Tujuan

Memberikan pedoman bagi perangkat desa Gelang dalam menerima, menangani, dan menyelesaikan pengaduan dari masyarakat secara efektif dan efisien.


2. Ruang Lingkup

SOP ini berlaku bagi seluruh perangkat desa dalam menangani pengaduan dari masyarakat desa Gelang.


3. Definisi

  • Pengaduan: Pernyataan ketidakpuasan atau keluhan dari masyarakat terhadap pelayanan atau kebijakan pemerintah desa Gelang.
  • Pelapor: Individu atau kelompok masyarakat yang menyampaikan pengaduan.
  • Petugas Pengaduan: Perangkat desa Gelang yang ditugaskan untuk menerima dan menangani pengaduan.

4. Prosedur Pengaduan


A. Pengajuan Pengaduan
  • Metode Pengajuan:
  • Langsung: Masyarakat dapat datang ke kantor desa Gelang untuk menyampaikan pengaduan secara lisan atau tertulis.
  • Tertulis: Pengaduan dapat disampaikan melalui surat resmi yang dikirimkan ke kantor desa Gelang.
  • Online: Pengaduan dapat disampaikan melalui platform online yang disediakan oleh pemerintah desa Gelang.
  • Isi Pengaduan:
  • Nama, alamat, dan kontak pelapor.
  • Uraian lengkap mengenai pengaduan.
  • Bukti pendukung (jika ada).
B. Penerimaan dan Pencatatan Pengaduan
  • Penerimaan:
  • Petugas pengaduan menerima pengaduan dari masyarakat.
  • Jika pengaduan disampaikan secara lisan, petugas membantu mencatat pengaduan tersebut.
  • Pencatatan:
  • Petugas mencatat pengaduan ke dalam buku register pengaduan atau sistem informasi pengaduan.
  • Setiap pengaduan diberikan nomor registrasi.
C. Verifikasi dan Klarifikasi
  • Verifikasi:
  • Petugas memverifikasi identitas pelapor dan keabsahan pengaduan.
  • Klarifikasi:
  • Jika diperlukan, petugas menghubungi pelapor untuk mendapatkan informasi tambahan atau klarifikasi.
D. Penyelidikan Awal
  • Penugasan:
  • Kepala desa menunjuk tim penyelidik untuk mengumpulkan data dan fakta terkait pengaduan.
  • Pengumpulan Data:
  • Tim melakukan wawancara, inspeksi, atau tindakan lain yang diperlukan untuk mendapatkan informasi yang akurat.
E. Pembahasan dan Musyawarah
  • Rapat Desa:
  • Pengaduan dibahas dalam rapat desa yang melibatkan perangkat desa dan, jika perlu, perwakilan masyarakat.
  • Keputusan:
  • Hasil musyawarah dituangkan dalam berita acara rapat dan ditetapkan langkah-langkah penyelesaian.
F. Tindak Lanjut
  • Pelaksanaan:
  • Petugas melaksanakan tindakan sesuai dengan keputusan rapat desa.
  • Pemantauan:
  • Kepala desa memantau pelaksanaan tindak lanjut pengaduan hingga selesai.
G. Pelaporan dan Dokumentasi
  • Dokumentasi:
  • Semua langkah dan hasil penyelesaian pengaduan didokumentasikan secara tertulis.
  • Laporan:
  • Laporan penyelesaian disampaikan kepada pelapor dan dicatat dalam arsip desa.
H. Umpan Balik kepada Pelapor
  • Informasi:
  • Pelapor diberitahu mengenai status pengaduan mereka secara berkala.
  • Hasil Akhir:
  • Pelapor diberikan informasi mengenai hasil akhir penyelesaian pengaduan.
I. Evaluasi dan Perbaikan
  • Evaluasi Berkala:
  • Pemerintah desa melakukan evaluasi berkala terhadap sistem pengaduan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi.
  • Perbaikan:
  • Hasil evaluasi digunakan untuk memperbaiki dan memperbarui SOP pengaduan.

5. Penutup

SOP ini diharapkan dapat menjadi panduan yang jelas bagi perangkat desa Gelang dalam menangani pengaduan dari masyarakat, sehingga tercipta pelayanan yang lebih baik dan responsif.